Cara Kecilkan Ukuran PDF untuk Daftar SPMB, CPNS, atau SSCASN Maksimal 1MB

Jam 11 malam, H-1 penutupan pendaftaran SPMB, dan portalnya nolak mentah-mentah upload ijazah karena ukurannya 3,4 MB padahal batasnya cuma 1 MB. Kejadian yang sama sering banget dialami pelamar SSCASN atau CPNS, hasil scan KTP dan KK dari kamera HP ukurannya gampang tembus beberapa MB, sementara portal pendaftarannya minta di bawah 1 MB. Sistemnya nggak toleran sama sekali soal ini, lebih 1KB pun bisa ditolak.

Kenapa Portal Pendaftaran Ketat Banget soal Ukuran File

Server yang dipakai buat pendaftaran SPMB atau SSCASN itu diakses jutaan orang dalam waktu yang nyaris bersamaan, apalagi pas mendekati batas akhir. Kalau tiap orang bebas upload dokumen berukuran berapa aja, beban servernya melonjak dan sistemnya lemot, bahkan bisa down pas semua orang ngumpul upload barengan menjelang deadline. Batas ukuran file kecil, sekitar 900 KB sampai 2 MB tergantung jenis dokumennya, adalah cara paling sederhana buat jaga server tetap jalan pas trafiknya lagi tinggi-tingginya.

Masalahnya, dokumen yang perlu diupload kayak ijazah, Kartu Keluarga, atau KTP itu umumnya hasil scan atau foto dari HP. Foto dari kamera HP zaman sekarang gampang tembus 3-5 MB per halaman karena resolusinya tinggi dan warnanya penuh, padahal yang dibutuhkan cuma teks dan stempel yang kebaca jelas. Aplikasi scan default di HP juga sering nyimpen hasilnya dalam kualitas maksimal tanpa kompresi, jadi satu halaman KK yang isinya cuma teks hitam putih bisa jadi PDF berukuran beberapa MB.

Cara Kecilkan PDF Pakai Compress di PDFTasker

1. Buka alat Compress dan pilih file PDF-nya

Masuk ke halaman Compress, lalu pilih file PDF yang mau dikecilkan, entah itu ijazah, KK, KTP, atau dokumen lain yang diminta portal. Filenya diproses langsung di browser, jadi nggak perlu nunggu lama buat proses upload ke server dulu.

2. Cek ukuran hasilnya, bandingkan sama batas portal

Setelah proses kompresnya selesai, lihat ukuran file yang dihasilkan dan bandingkan sama batas yang diminta portal pendaftaran. Kalau portalnya minta maksimal 1 MB dan hasilnya udah 850 KB, itu udah aman, ada ruang sisa buat jaga-jaga kalau ada perbedaan hitungan ukuran antara komputer kamu sama servernya.

3. Ulangi dengan level kompresi lebih tinggi kalau masih kegedean

Kalau hasil kompres pertama masih di atas batas, jalankan lagi Compress dengan level yang lebih agresif. Perhatikan juga, teks dan stempel di dokumen tetap harus kebaca jelas, karena petugas verifikasi berkas bakal ngecek dokumen itu satu per satu.

Kalau Kompresi Aja Belum Cukup

1. Scan ulang dengan resolusi lebih rendah

Kadang file aslinya emang kegedean dari awal karena discan atau difoto dengan resolusi terlalu tinggi. Buka lagi aplikasi scan di HP, turunkan setting resolusinya ke yang lebih rendah atau pilih mode dokumen hitam putih kalau dokumennya memang nggak perlu warna, lalu scan ulang. Hasil scan yang lebih ringan dari awal bakal jauh lebih gampang dikecilkan lagi pakai Compress.

2. Potong bagian yang nggak perlu sebelum dikompres

Kalau hasil scan atau fotonya masih nyertain banyak ruang kosong di sekeliling dokumen, misalnya meja atau lantai ikut kefoto, potong dulu bagian itu pakai alat Crop sebelum dikompres. PDF yang udah dipotong rapi ukurannya lebih kecil dari awal, jadi kerja Compress-nya nggak perlu seberat kalau motong dari file penuh.

3. Ubah dulu jadi PDF dari file hasil scan yang udah diringankan

Setelah hasil scan atau fotonya lebih ringan, gabungkan jadi satu PDF pakai alat JPG to PDF, baru dikompres lagi kalau masih perlu. Urutan ini cenderung ngasih hasil akhir yang lebih kecil dibanding langsung mengompres file PDF yang dari awal udah berat.

4. Cek ukuran final sebelum benar-benar diupload

Sebelum tombol submit ditekan, buka lagi file PDF-nya dan lihat ukurannya di file explorer atau galeri, jangan cuma percaya angka yang ditampilkan di alat kompresnya. Beberapa portal ngitung ukuran file dengan cara yang sedikit beda, jadi kasih jarak aman sekitar 50-100 KB dari batas yang ditentukan.

Tips

• Simpan file PDF asli sebelum dikompres, kasih nama yang jelas kayak "ijazah-asli.pdf", jadi kalau suatu saat perlu versi kualitas penuh, kamu nggak perlu scan ulang dari awal.
• Dokumen-dokumen ini isinya data pribadi, jadi lebih aman kalau kompresnya jalan langsung di browser tanpa file itu terkirim ke server siapa pun, itu sebabnya PDFTasker jalan lokal di perangkat kamu sendiri.
• Jangan tunggu H-1 buat ngecek ukuran file pendaftaran. Coba upload dokumen sehari atau dua hari sebelum deadline biar ada waktu kalau ternyata masih ditolak.
• Kalau ada beberapa dokumen yang perlu diupload terpisah, kompres satu per satu sesuai batas masing-masing, jangan gabung semua jadi satu PDF besar terus baru dikompres bareng.

File yang ditolak gara-gara ukuran itu urusan teknis doang, tinggal dipangkas datanya sampai pas di bawah batas. Begitu udah pernah ngelewatin proses compress-cek-crop ini sekali, jam 11 malam H-1 berikutnya kamu udah tahu persis harus ngapain, nggak perlu panik lagi.